政策声明
学院的政策是，所有公务旅行都必须得到适当的批准，并符合学院的旅行规定. 因学院公务或专业发展而被授权出差的人员，按照学院差旅规定和津贴报销. 旅行者应遵守通常接受的适当标准，包括所发生费用的种类和方式. 学院资金不得用于任何最终不向学院收费的旅行. 这包括个人旅行和由专业协会赞助的旅行, 政府谘询小组, 等.
适用性
该政策适用于所有因学院公务和专业发展目的而旅行的人员. 除非有特别例外记录，否则应以限制性较强的校外资金来源的条款为准.
旅行审批:预授权
Travel approval should be obtained prior to undertaking official college travel; 否则, 所发生的费用由旅行者承担. 旅行时被批准 行政差旅申请 表格已由功能区副总裁签署.
差旅费通常是学校业务报销的
(无偿 费用包括迷你酒吧的费用, 室内电影或视频租赁, 洗衣服务, 健身俱乐部和运动费用.)
- 交通费用:主要机场之间往返最便宜的短途旅行机票, 遵守授权的最高限额(有关具体指引，请参阅申请行政旅行表格). 往返机场和酒店的超级班车或同等服务，或共享出租车. 最便宜的长期停车. 车费、租车、私家车里程、大学汽车紧急维修、停车费、过路费等.
- 业务费用: 当事先批准并与学校业务相关时, 以下是:秘书/办公室服务, 设备, 供应, 租用办公室或会议室, 电话及传真. 使用电话信用卡或手机，而不是酒店电话.
国外旅行的特殊费用: 护照, 签证, 费用, 照片, 证书, 宣誓书, 接种, 在国外兑换货币和兑现支票的费用, 等.
其他 必要和适当的费用不包括在上述类别中.
通常可为专业发展而报销的旅费:
- 生活费用:如果你参加会议, 发表论文, 引导正式讨论, 参加专业发展或作为专业协会的官员或主持会议, 学院将承担规定的最高餐费和住宿费(见 行政差旅申请 具体财务指引表格).
- 交通费用:主要机场之间往返最便宜的短途旅行机票, 遵守航空旅行和其他当地运输费用的核定最高限额(见 行政差旅申请 具体指引表格).
- 注册费用: 为会议, 约定, 专业或学术团体的会议, 或者社区组织.
旅游报告
旅行者必须在每次旅行结束后的十(10)个工作日内填写旅行费用报告. 无论费用的支付方式如何，报告都必须提交.g.(信用卡、采购订单、旅行预支).
美国国税局(Internal Revenue Service)要求提供具体的文件，以支持雇员支付旅行和娱乐费用. 每次要求报销或直接支付任何发票, 包括信用卡账单, must include: original receipts for any travel expense; original receipts for any lodging expense; original receipts for any meals expense; original receipts for any other expenditure of $15 or more; and a statement as to the time and place, 商业目的, 在娱乐方面, 谁在场?.
现金垫款
旅行者可以要求提前支付餐费和会议注册费.
- 只有在旅行获得批准后才会预支现金. 预支款项将以预计发生的合理费用数额为基础.
- 在旅行返回后的十(10)个工作日内, 所有临时的现金预支必须由出差的员工结清.
- 不允许从一次旅行留用到下一次旅行. 所有预支款项将与每次旅行的费用报告核对. 员工将不会为下次旅行保留多余的资金. 在结清未偿还的余额之前，不会批准进一步的垫款.
- 如未能及时报告, 11月30日之前未结清的预支款项将在历年年底记入旅行者的W-2表格. 预支款项仍应支付给学院.
- 在旅行延期或取消的情况下，旅行者应立即退还任何预付款.
信用卡
学院将向符合条件的员工发放公司信用卡. 滞纳金是旅客的责任. 这张卡不收取个人费用. 任何与大学无关的费用由员工负责. 所有学院发放的卡片将直接支付给员工, 费用的报销必须符合上面列出的报告要求.
旅行计划
确保一次成功的旅行最关键的方面是良好的计划, 尤其是如果有人替你安排的话. 你可以节省自己和旅行安排人的时间, 钱, 提前知道所有必要的细节会让你感到沮丧. 适当的计划将确保您的需求和偏好得到满足，并实现最大的成本效益.
为你的每一次旅行保存一份“旅行记录”是个好主意. You can start by jotting down your planning notes; then, 在确定你的旅行要求之后, 您可以通过记录与特定旅行相关的所有信息来继续您的旅行记录:预订确认和旅行支票号码, 行程的细节, 费用信息, 等. 记住:
- 是灵活的. 有时清晨或深夜的航班可以节省高达50%的费用. 如果可能的话，在飞行期间安排会议和约会.
- 考虑转机. 如果你的行程比较灵活，你可以选择转机来节省一半的机票费用. 直达的航班.
- 考虑备用机场. 有时节省的钱是相当可观的.g.，使用LAX vs. 伯班克或长滩.
- 你有喜欢的酒店或地点吗? 准备好指定另一家旅馆，以防首选的旅馆已售罄. 一定要选择给学校折扣的酒店，或者使用公司卡的酒店.
- 确定任何特殊要求, 比如晚登记, 延迟退房, 会议室, 视听设备, 等. 在酒店.
- 如果你打算在飞机上使用笔记本电脑, 一定要提前确认是否允许在航空承运人上使用.
- 如果乘客和其他人一起旅行，是否要同时预订? 两位旅客想坐在一起吗?
交通工具
一般:
路由旅客要选择最经济的交通方式，走最常走的路线. 为方便旅客而延长路线所产生的额外费用由旅客自行承担.
购票旅客应提前购票，以获得最低的价格. 应该避免可能提高利率的变化.
航空旅行:
商业航空公司在主要机场之间往返时，应使用最便宜的短途机票, observing the College’s specified allowable maximums for transportation expense; when available and practicable helicopter connections are permitted. 报销将根据所使用的票价.
私人飞机(包括租赁)如果旅客选择乘坐公共航空公司提供服务的大学商务路线，必须事先得到总统的批准. 飞行员资格的事先证明应提交总统办公室. Use of the plane may not exceed seven (7) days; the plane must have fewer than 60 seats; a certificate of insurance is required indicating a $5 million limit and naming the college as an additional insured.
地面交通:
一般交通方式应该是最经济的，适合旅行的目的.
铁路或公共汽车如有定期航班，需事先批准. 允许有一间卧铺客房.
船:需提前审批. 只有最低的头等舱票价可以被批准，生活津贴以实际费用为基础.
汽车:
College-Owned:根据学校有关使用和紧急维修的规定. 停车费等.，都是允许的费用.
私有:在普通航空公司的航线上使用, 实际里程数或最低可获得的机票价格(或其同等价值), 加上常规码头运输费用), 取最小的, 是允许的. 生活津贴限于同一次乘坐公共交通工具的费用. 不额外报销与汽车有关的费用，如过路费、渡轮费、停车费等.，将被允许.
学校职工经营的私人汽车在办理学校业务过程中发生损坏的, 由员工承担的维修费用最高可报销200美元. 不允许从保险范围内收回的费用. 意外伤害费用的报销要求必须在向学院申请意外伤害费用报销之前向雇员的保险公司提出, 根据这项规定.
在学院事务中使用私家车将按照学院每年制定的每英里费率进行报销.
保险以满足财务责任要求是必要的. 必须提供保险证明，最低限额为$50,000/$100,000(支票金额). 汽车的牌照号码和员工乘客的姓名必须出现在差旅费报告上.
出租汽车一定要选择给学校打折的汽车租赁公司, 根据政策. 旅行者必须将学院列为租赁者，个人作为司机. 减少附加碰撞, 意外死亡, 或者医疗保险，如果覆盖范围是由信用卡或其他机制提供的. 旅行者可以支付费用并由学院报销，也可以使用公司信用卡.
摩托车: Use of privately owned motorcycles or motor driven cycles for college business is prohibited; transportation expense will not be reimbursed.
停车及里程: 15美元或以上的停车费需要收据. 请使用最便宜的长期停车场. 停车罚单和交通违章罚单是旅行者的责任.
当地的交通:
如有必要，可乘公共汽车、有轨电车或出租车. 机场和酒店之间的接送服务, 使用酒店或机场班车或豪华轿车服务，而不是出租车, 每当可用.
其他特别交通工具:
任何其他批准的交通工具或旅行情况的核定费用将予以报销.
行李:
个人行李或学院财产的托运和寄存费用是允许的. 超额费用应在差旅费报告中说明.
生活费用-报销依据:
国内旅游:
餐费、住宿费及杂费按学院规定报销.
注意:一般, 如果住宿地点在旅行者住所或工作地点半径50英里以内，住宿不予报销. 申请发还款项, 旅费报告中必须有充分的理由说明费用.
美国境外旅行:
出国旅行的生活费按学校规定报销.
维持生计的合同:
为团体提供认可的供应商服务, the college may be billed or the group leader may be reimbursed upon submission of receipts; a member or members of the group may not be reimbursed individually.
杂项费用:
申请报销必须在凭证上注明说明.
机票
付款:
机票费用应用公司信用卡支付.
服务等级:
预计旅客将在所有国内航班上使用最便宜的服务.
酒店预订
旅行者应该预订对大学生游客有折扣的酒店. 当这类酒店在旅行者的目的地没有房源或没有房间时, 应寻求和取得类似的设施和费率.
在参加会议等时., 可以使用合同宾馆以外的宾馆, 提供这样做的成本并不过高.
不合理地使用昂贵的住宿可能会导致向旅行者收取额外费用.
计划变更:
当旅客已经进行了保证预订，但由于行程的改变而无法使用已确认的预订时, 旅客必须在截止日期前取消预订.
租车预订
考虑到租金等费用，租车可能并不总是最具成本效益的当地交通方式, 气体, 停车收费标准, 考虑到在一个陌生的城市开车的困难. 如果距离较近，最好乘坐出租车.
如有需要，可租用汽车, 或者当没有其他交通工具时, 付出更大的代价, 或不切实际的. 只要有可能, 租车应与学校认可的公司进行安排, 哪一个会在适当的时候利用折扣协议. 当我们的主要供应商没有提供合适的汽车时，可以使用其他具有可比或更低费率的公司. 所有的汽车租赁都应该确定合适的学院作为车辆的租赁者, 而旅行者则是司机.
汽车类别:
预定的汽车等级应该是最经济的，符合旅行的需要. 升级是可以接受的，如果没有额外的费用涉及.
保险:
在任何情况下，都要把学院列为租房者，把旅行者列为司机. 如果保险是通过信用卡或其他机制提供的，则应免除额外的保险.
事故:
租车发生的事故必须尽快报告给风险管理办公室, 并向机构管理层提交一份完整的报告.
个人使用:
雇员个人使用租来的汽车的费用应排除在旅行报告之外, or, 直接付给学院, 应该在旅行者返回后立即偿还吗.
当车辆用于个人商务或娱乐时，燃油费用由旅行者负责.
私人汽车
个人拥有的员工汽车经授权用于商业用途，在实际使用时按学校确定的每英里固定金额给予补偿. 这个数额通常是按年确定的.
员工自由裁量权:
如果员工使用私人汽车出差而不是公共交通工具, 两种成本中较低的将得到补偿:汽车成本和汽车成本. 公共交通费用.
时间损失:
如果汽车旅行需要的时间超过正常的运输时间, 事先必须获得相应学院部门或官员的批准, or, 在某些情况下, 旅客可以要求将超出的旅行时间作为假期使用.
使用学校拥有的车辆
学院拥有的车辆只能由提交了自己的名字并被风险管理办公室接受为批准的司机的员工驾驶.
商务餐饮及娱乐
一般:
商务用餐和娱乐应保持在合理的水平.
娱乐类:
娱乐活动的报销分为两类:
商务餐:
如果被招待的人与学院有明显的业务关系，则报销商务餐, 或者当就餐的主要目的是商务讨论时.
与业务直接相关的娱乐活动:
为了有资格报销，娱乐必须是商业导向的. 它必须在费用报告中有充分的记录, 从学校的角度来看，这是值得的.
会议/员工会议:
与会议或工作人员会议有关的旅费和招待费，如果会议完全属于商务性质，则可报销. 所发生的费用必须有充分的记录, 包括地方, 日期, 人现在, 目的和成本. 如果学院是东道主或以其他官方身份(与个人出席相反), 所有预期费用必须由适当的学院官员事先批准.
个人考勤:
个别出席专业协会会议等.，必须事先得到相应学院官员的批准.
登记前的批准和包括在注册费中的所有费用，如酒店房间，都要确定.
海外聚会:
出席必须由相应的学院官员批准.
游轮上:
在游轮上参加会议需要事先获得批准.
旅行购物
购买个人物品，如烟草制品、酒类或礼品将不予报销.
洗衣及干洗:
合理的洗衣费用, 干洗, 如果由于旅行时间的原因，或者由于旅途中损坏或弄脏而需要提供此类服务，则在旅途中所需要的紧急服务将得到报销.
个人所需物品:
因业务需要购买的个人物品必须分项报销全部或部分费用.
通信
学院将报销出差员工的商务通讯费用. 进一步, 学院将报销出差员工在规定范围内的个人通讯费用.
业务电话:
所有的商务沟通费用都应该是尽可能低的. 旅行者应该知道有些旅馆的电话费附加了附加费, 通过使用电话信用卡或手机，尽一切努力避免产生这些费用, 等.
对于长途旅行，将合理报销私人电话回家费用. 合理的定义是国内旅行每两天打一个电话, 每五天一次的国际旅行.
配偶伴奏
雇员配偶的费用不予报销.
最后更新日期:2004年3月
